Årets IA-virksomhet 2018 i Trøndelag

Tekst:
Ida Kvammen
Renholdsleder
Trondheim Eiendom

Trondheim eiendom, avdeling Renhold ble kåret til årets IA-virksomhet 2018 i Trøndelag. I begrunnelsen for å gi Renhold prisen for inkluderende arbeidsliv heter det blant annet:

«Dette er en virksomhet som har stort fokus på fleksibilitet for sine ansatte. Dette gjenspeiler seg blant annet i gode muligheter til å planlegge egen arbeidsdag. Arbeidsplassens fleksibilitet viser seg også i oppfølgingen av ansatte der fokus er at «alle kan bidra med noe» og avdelingsgrenser er bevegelige når det for eksempel gjelder ansattes behov for å gjøre andre oppgaver i perioder. Årets IA-virksomhet har innsett at stolthet over egen jobb og arbeidsplass er vesentlig for jobbmotivasjon.»

Gode generelle betingelser, heltidsstillinger til de som ønsker, en enorm maskinpark, gunstig arbeidstid og gode tilbakemeldinger på medarbeiderundersøkelsen. På tross av dette hadde vi et høyere sykefravær enn de fleste. I stedet for å undre seg, ble tiden brukt til å unnskylde seg.

På bakgrunn av mange års høyt sykefravær ble det kalt inn til et såkalt “krisemøte” i januar 2016 på renholdsavdelingen ved Trondheim eiendom. Her ble alle områdeledere, verneombud og tillitsvalgt samlet. Agenda for dagen var å få alle unnskyldninger, tanker, meninger, frustrasjon og ideer på bordet med mål om å få gjort noe med det. Alt som ble sagt ble skrevet ned og kategorisert. Vi stod til slutt igjen med 5 emner, og delte oss inn i 5 grupper som skulle finne et tiltak for hver problemstilling. Tiltakene skulle være så konkrete og enkle at man kunne igangsette dagen etterpå.

Vi møttes deretter i februar for beslutning, og satte i gang 1 mars. Vi hadde ingen tid å miste om vi skulle klare å “berge året” fra nok en gang å havne på den røde statistikken.

Det viste seg at vi praktiserte en del ulik ledelse, som skapte uklare retningslinjer for de ansatte. Selv om vi innad i ledergruppen var enig om hvordan vi ville ha det, og hvordan det burde være, var ikke forventinger og krav til ansatte formidlet tilstrekkelig.

Det første tiltaket som kom frem som et resultat av “krisemøtet” var melderutiner ved fravær. Innføring av konkrete melderutiner er kanskje ikke så revolusjonerende i seg selv, men det å implementere og praktisere rutinene, uten unntak, er ikke alltid like vanlig. Det ble laget en klar strategi for hvordan vi som ledere skulle reagere hvis melderutinen ikke ble fulgt. På den måten sørget vi for lik og rettferdig praksis også her. For det er vel ikke så urimelig å stille krav om at ansatte skal ringe sin leder ved fravær?

Det andre tiltaket gikk på opplæring og oppfølging av ansatte. Vi sendte ut en opplæringsplan for å kartlegge kompetansen ute blant renholderne. Formålet var at alle skulle signere på ulike felt om de mente de mestret oppgaven. Det var viktig for oss at ansatte forstod at her måtte man være ærlig, uavhengig om man hadde vært ansatt i 2 måneder eller 20 år. Det er så lett å anta at en ansatt kan oppgaven fordi vedkommende burde kunne det, og omvendt, at den ansatte føler at man burde kunne dette og tør derfor ikke å etterspørre opplæring. Det er vårt ansvar som ledere sammen med den ansatte å sørge for at opplæringsplanen til slutt blir ferdig signert.

Det tredje tiltaket gikk på involvering av verneombud og tillitsvalgte. Det har stor verdi at verneombud og tillitsvalgte reflekterer høyt sammen med de ansatte om hvor godt vi faktisk har det som ansatt i Trondheim eiendom.

Det fjerde tiltaket gikk på rekruttering. Vi valgte å stramme inn kvalifikasjonskravene, samt føre hyppigere ansettelsesprosesser enn tidligere for å oppnå kvalitet foran kvantitet.

Det femte tiltaket gikk på formell oppfølging av de ansatte. Etter inspirasjon fra blant annet Kristiansand kommune etter nettverkssamling arrangert av Norsk Kommunalteknisk Forening, kom vi frem til at vi ønsket å sette av to hele dager hver måned til oppfølging. Den ene dagen til forberedelser, den andre dagen til fysiske møter. Forberedelsesdagen går ut på å kartlegge om det er behov for oppfølging av enkelte. Det kan være ansatte som er sykemeldt, ansatte med høy fraværshistorikk eller ansatte som leder helt enkelt er bekymret for. Disse blir da innkalt til en samtale på den andre dagen som det allerede er satt av tid til. Her vil den ansatte møte sin leder, renholdssjefen, personalrådgivere fra Trondheim eiendom samt personalrådgivere fra personaltjenesten. Målet for samtalen er å tenke høyt sammen for å finne gode løsninger og gode avklaringer. I noen tilfeller kan konklusjonen være at sykefraværet er nødvendig. Poenget er å få kontroll på fraværet og dele inn i nødvendig og unødvendig fravær.

Under samtale med ansatte er det viktig at både den ansatte selv og arbeidsgiver kommer med forslag til løsninger for å oppnå stabilitet. Tiltak som blir brukt er for eksempel fleksibel arbeidstid, konkrete arbeidsoppgaver som tilsvarer friskmeldingsgraden, pauser ved behov, skifte av bygg og team, nye rutiner og andre arbeidsoppgaver for en periode.

De målbare resultatene kom allerede fra mai samme år som tiltakene ble igangsatt. Først etter ett år turte vi å tro på at den forbedrede sykefraværsstatistikken ikke var tilfeldig lenger, men faktisk et resultat av målrettet jobbing. Her har ledere, ansatte, tillitsvalgte, verneombud og personalrådgivere skapt noe sammen. Med felles verktøy for å nå målene har det blitt dannet en plattform for ledergruppen på renhold. Det er blitt likhet der det er nødvendig, men samtidig gitt rom for å være ulik.

Artikkelen fortsetter under bildet

“IA- benken”, som vi vant etter kåringen av årets IA- virksomhet i Trøndelag 2018 har i første omgang fått hedersplass på kontoret. Den skal selvfølgelig deles med alle. Her med 9 av de 11 i ledergruppa på renhold. Fra venstre: Arne Håkon Johansen, Rune Andre Almo, Svein Erling Smolan, Helene Mollan Wehager, Marit Sellevik, Ida Kvammen, Bente Røvik, Kine Aasan Skanche, og Øystein Fossum.  Foto: Ingrid Grimsmo

Målet med tiltakene var helt tydelig: Å få ned sykefraværet. Det at ansatte er på jobb er en forutsetning, vi klarer aldri å nå de andre målene våre som økt kvalitet, innovasjon og faglig utvikling hvis ikke folket er på plass. Nå er det blitt rom for videre utvikling, og målet for 2018 er klart: Alle renholdere skal være aktive brukere av digitale verktøy. Det innebærer daglig kontakt på e-post og digital informasjonsflyt på tvers av avdelinger. Dette gir økt verdi for Trondheim eiendom i sin helhet. Sykefraværet er fremdeles for høyt, men tallene går sakte, men sikkert, ned hver måned. Nå gjelder det å fokusere og fortsatt gi full innsats.

En ting er statistikken i seg selv, men det som virkelig betyr noe er jo når de ansatte kommer med tilbakemelding om at de merker i hverdagen at sykefraværet har gått ned. Det, sammen med det å vinne pris for årets IA - virksomhet i Trøndelag i 2018, gir motivasjon for hele gruppa til å stå på videre. Trondheim eiendom renhold skal fremdeles ha gode betingelser, heltidsstillinger for de som ønsker, ha landets beste maskinpark, en gunstig arbeidstid og enda bedre tilbakemeldinger på medarbeiderundersøkelser. I tillegg skal vi ha et forsvarlig lavt sykefravær med motiverte ansatte som er stolte av å jobbe i Trondheim eiendom.

Ida Kvammen i Trondheim Eiendom deltar sammen med Linda Kittelsen og Jan Heikki Maurstad fra Kristiansand kommune under debatt om hvordan å få ned sykefraværet og opprettholde kvaliteten på renhold.

Jobb Smartere er årets storsamling for drift- renholds- og prosjektledere. Konferansen avholdes på 23.-25. oktober på Color Line mellom Oslo og Kiel. Meld deg på og jobb smartere!