Tidsskriftet Kommunalteknikk

Digitale planbestemmelser: Fra teori til praksis i Sandnes

Tilrettelegging av plandata for digital bruk er blant de viktigste forutsetningene for fullautomatiserte byggesøknader. I samarbeid med DiBK har Sandnes kommune gjennomført piloten «Drømmeplan Sandnes», der målet har vært å kartlegge mulighetene for å gi brukerne en enkel og forståelig presentasjon av plandata. Nå skal funnene prøves ut i praksis, forteller Kristin Barvik, kommunaldirektør for innovasjon og digitalisering i Sandnes kommune. 

Kjell Jørgen Holbye.jpgTekst og foto:
Kjell Jørgen Holbye
Journalist

 

I pilotprosjektet ble det i samarbeid med Mindshift AS utviklet en klikkbar prototype for tilgang til plandata. Det er denne som danner grunnlaget når kommunen nå har fått midler til å teste ut konseptet «live». Målet har hele veien vært å gi innbyggerne enkelt tilgjengelig og lettfattelig informasjon om for-hold som berører deres eiendom.

Kompliserte bestemmelser

– Det er ingen hemmelighet at plan-bestemmelser kan være komplisert å orientere seg i, sier Barvik. – Det kan ofte kreve betydelig kompetanse å finne frem til de rette bestemmelsene og tolke dem riktig. Siden planbestemmelsene per i dag ikke er georeferert, må brukeren i tillegg finne ut av hvilke bestemmelser som gjelder hans eller hennes spesifikke eiendom, påpeker hun.
 
I tillegg kommer utfordringene knyttet til planhierarkiet, der bestemmelser i overliggende planer er gjeldende. Og da har vi ikke engang begynt med dispensasjoner og endringsvedtak, sier Barvik. – Vi vet at selv erfarne byggesaksbehandlere kan bruke mye tid på å finne frem i denne informasjonsjungelen. En enklere løsning å vise dataene på ville kommet både innbyggerne og kommunene til gode, understreker hun.
Kristin Barvik, kommunaldirektør for innovasjon og digitalisering i Sandnes kommune. Foto: Kjell Jørgen Holbye
Kristin Barvik, kommunaldirektør for innovasjon og digitalisering i Sandnes kommune. Foto: Kjell Jørgen Holbye

Funksjonell demonstrator

Planen er å velge ett område – i form av en eller to reguleringsplaner – som løsningen kan testes på. Tanken er å skape et levende demonstrasjonsmiljø som skal tas i aktivt bruk av innbyggerne i området. I tillegg til tilretteleggingen av data, skal prosjek-tet også se på løsningen fra et brukerperspektiv, ved at brukerne vil bli intervjuet i etterkant om erfaringene med grensesnitt og løsning.
 
Antakelig kan testversjonen være i drift i august 2020. Selv om målet er å etablere en fungerende løsning i prøveprosjektet, tror ikke Barvik at de vil klare seg helt uten å «jukse» litt i kulissene.
 
– Vi må nok tilrettelegge data spesielt for å få den funksjonelle prototypen opp å stå, men prosjektet vil gi oss ny innsikt både i måter vi kan tilrettelegge på og ikke minst erfaring med dataflyten og grensesnitt mot brukerne. På sikt er målet at data kan hentes og tilrettelegges direkte fra de underliggende systemene i kommunen og andre steder, uten å måtte håndteres manuelt. Barvik er opptatt av å innta en «godt nok»-holdning til digitalisering. Alt og alle må ikke nødvendigvis med for at digitalisering skal ha stor effekt, mener hun.

Rett utvalg av bestemmelser

Det er forskjell på kommuner, og det er forskjell på behov. Digitalisering av plan- og byggesaksbehandling og tilhørende søknadsprosesser har nok mest for seg i byer og tettsteder, der reglene er komplekse, og det er stor aktivitet, mener Barvik. Mange min-dre og rurale kommuner har antakelig ikke det samme behovet, sier hun. At planbestemmelser blir gjort tilgjengelig digitalt, betyr heller ikke at de nødvendigvis må være fullstendige og utfyllende.
 
– Mange planbestemmelser er mest relevante for store byggeprosjekter og nybygg. Andre kan være mer relevante i en driftsfase, der innbyggere skal gjøre endringer som påbygg eller andre typer ombygginger. Da blir regler knyttet til høyder og orientering som mønehøyde og gesimsretning, utnyttelsesgrad og ikke minst enkelte vernebestemmelser veldig nyttige å ha klart for seg. I forsøksprosjektet er det nok først og fremst denne typen bestemmelser som er aktuelle i driftsfasen vi kommer til å konsentrere oss om, sier hun.
 
For å komme helt i mål, etterlyser Barvik klare instrukser fra departementet. – Klare retningslinjer for strukturering og standardisering av planbestemmelser er nødvendig for at vi skal klare å ta skrittet fullt ut i fremtiden. Da må planbestemmelsene legges til rette for maskinlesning og gjenfinning, og det må vi få klare retningslinjer for.

En vinn-vinn-situasjon

En søkeprosess der søkeren har opparbeidet forståelse for hvilke begrens-ninger som gjelder for hans eller hennes tomt, vil gi fordeler for alle parter, mener Barvik. 
 
– På den ene siden får vi mer kom-petente søkere, som gjør færre feil, og som derfor vil oppleve en raskere prosess her i kommunen. Det er i seg selv positivt, og det vil kunne lette vårt arbeid betydelig. Jeg tror også at økt forståelse for de rammene kommunen operer innenfor, på sikt, vil skape større aksept blant innbyggerne og bidra til forbedret omdømme. Det er en vinn-vinn-situasjon der alle parter har noe å tjene, sier Barvik. – Når alt kommer til alt, er det vår oppgave å gi innbyggerne så god service som mulig. Dette er et skritt på veien mot betydelig enklere byggesøknader, sier hun.

En del av GeoLett-prosjektet

Piloten i Sandnes er gjennomført som en del av GeoLett-prosjektet, ledet av Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) med støtte fra Medfinansieringsord-ningen til Difi i perioden 2017–2019. Målsetningen har vært å skape inno-vasjon og teste nye muligheter rundt bruk av ny teknologi til å forbedre grunndata og legge forholdene til rette for automatisering av bygge-søknadsprosessen. KS, Kartverket og Planavdelingen i Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har vært sentrale deltakere.
 
– Norske kommuner behandler omkring 90 000 byggesøknader hvert år, og det legges ned betydelige res-surser på begge sider av søknads-prosessene. Mye av dette arbeidet er basert på å finne frem til eksiste-rende data, både fra søkers side og i kommunenes byggesaksavdelinger. Automatisering av denne prosessen og tilgjengeliggjøring av tilrettelagte data i automatiserte løsninger har et stort effektiviseringspotensial, sier fagdirektør Kari Befring Bjørnstad, som har vært overordnet ansvarlig for GeoLett i DiBK.
 
– Visjonen er at byggesøknader skal kunne fylles ut og sendes inn fra sofakroken ved hjelp av data fra relevante datakilder som matrikkelen, aktuelle sektordata og georefererte planbestemmelser, sier hun.

Fellestjenester BYGG i drift

Både datastruktur, datakvalitet og tilrettelegging for bruk har vært sentrale satsingsområder i prosjektet. Navet i arbeidet er Fellestjenester BYGG – en Altinn-basert dataplattform som kan benyttes av eksterne tilbydere av søkesystemer, og som sørger for validering og innsending av søknader til den enkelte kommune. Det er i dag fem nye søknadstjenester tilgjengelig i markedet for søkere. Felles for løsningene er at søknadene kontrolleres av Fellestjenester BYGG på Altinn før de sendes til riktig kommune gjennom KS’ digitale postsystem FIKS. 

– Utgangspunktet for prosjektet har vært at staten ikke skal drifte programvare, men legge forholdene til rette for eksterne tilbydere. Det er dette vi har gjort med Fellestjenester BYGG, og vi ser at planen har lykkes. Tilbudet av tjenester som benytter plattformen er økende, og selv om datagrunnlaget fortsatt kan utvides og tilrettelegges enda bedre, mener vi at dagens tilbud er så godt at vi har valgt å legge ned Direktoratets egen tjeneste, Byggsøk, fra 1. okto-ber 2020, sier Bjørnstad. – Dessuten er det planer om å bruke erfaringene med Fellestjenester BYGG til å bygge en tilsvarende løsning på plansiden.

Stor suksess med digital nabovarsling

Et eksempel på tjenester som benyt-ter Fellestjenester BYGG er digital nabovarsling, som ble innført høsten 2019. Gevinstrealiseringsberegninger viser at bare denne ene tjenesten har et potensial for 3,3 mrd. kroner i totale årlige besparelser – til sammen omkring 50 mrd. i et femtenårsper-spektiv. Tallet på digitale nabovarsler sendt gjennom systemet har rundet 80 000 på de få månedene siden til-budet ble operativt.

– Dette viser at det er et stort, udekket behov for gode digitale tjenester på byggesøknadsfeltet. «Drømme-plan Sandnes» har sammen med en rekke andre piloter gitt oss et verdifullt grunnlag å bygge videre på, sier Bjørnstad. Hun gleder seg til å se prøveprosjektet i drift.

– Det skal bli utrolig spennende å se hva de får til og hvilke erfaringer de gjør. Det vil bringe oss et godt stykke videre.

Publisert 23. juni 2020 av Sindre Haarr | Oppdatert 23. juni 2020