Historisk arkiv for bygge- og delesaker er nå tilgjengelig digitalt

Av Prosjektleder
Gjertrud Weltzien

Etter at det papirbaserte arkivet for bygge- og delingssaker har vært i Danmark i nesten ett år, er dette arkivmateriellet nå tilgjengelig digitalt internt i kommunen.

Arkivet ble returnert 5.12.14 og det skannede pairarkivet er avlevert til Interkommunalt Arkiv i Rogaland – IKA Rogaland.

Det ble samme dag arrangert kurs i Sola for 22 registrerte brukere av WebLager. Jahn Stæhr Marloth i Dansk Scanning AS gikk igjennom ulike søkefunksjoner, og vi ble imponert av alle søkemulighetene som finnes. Kommunen ønsker å yte god og effektiv service til sine innbyggere og til næringslivet. Intensjonen med å gjøre arkiver over byggesaker og delingssaker digitalt tilgjengelige, er å følge opp denne generelle målsettingen og på samme måte oppnå:

• Bedre kvalitet på dokumentasjonen
• Lavere terskel for innsyn i byggesaker
• Bedre informasjonsdeling internt i kommunen
• Mindre tidsbruk til gjenfinning og bortlegging av eldre material
• Sikre dokumentene for framtiden
• Gjenfinne feilarkiverte dokumenter
• Hindre at dokumenter ”forsvinner”, eller arkiveres feil

Etter et forprosjekt i 2012 ble det i budsjettet for 2013 avsatt midler til å gjennomføre ”Prosjekt skanning byggesaks- og delingsarkivet, samt målebrev”.

Offentlig anskaffelsesprosess:
En omfattende prosess med utarbeidelse av kravspesifikasjon startet på nyåret i 2013, og anbudskonkurransen ble kunngjort på Doffin/TED i mai 2013. Flere firma registrerte sin interesse for prosjektet, men ved anbudsfristens utløp 17.6.13 sto vi igjen med to aktører som ga tilbud på oppdraget.
Etter en grundig vurdering av tilbudene, ble det besluttet å tildele oppdraget til Dansk Scanning AS. Kontrakt ble signert 19.11.13.
Det ble innhentet tillatelse fra Riksarkivet til å frakte papirarkivene midlertidig ut av landet.
Arkivet ble hentet med bil av Dansk Skanning AS den 8. januar 2014. 
Etter at det papirbaserte arkivet for bygge- og delingssaker har vært i Danmark i nesten ett år, er dette arkivmateriellet nå tilgjengelig digitalt internt i kommunen.
Arkivet ble returnert 5.12.14 og det skannede pairarkivet er avlevert til Interkommunalt Arkiv i Rogaland – IKA Rogaland.

Det ble samme dag arrangert kurs i Sola for 22 registrerte brukere av WebLager. Jahn Stæhr Marloth i Dansk Scanning AS gikk igjennom ulike søkefunksjoner, og vi ble imponert av alle søkemulighetene som finnes. 

WebLager:
Dansk Scanning AS har gjort det skannede materialet tilgjengelig via en internettportal der brukerne blir tildelt brukernavn og passord for innlogging i WebLager.

Sakene i Sola er arkivert på gårdsnummer og bruksnummer, men i WebLager kan man i tillegg søke på adresse og bygningsnummer (BID) fra Matrikkel. I utvidet avansert søk har man uendelige muligheter til å finne dokumenter i WebLageret. Dokumentene er skannet med såkalt ocr-skanning – det vil si at man også kan utføre tekstsøk.

Foreløpig finnes følgende saker i WebLager:

• Alle delingssaker til og med 31.12.2013
• Alle byggesaker til og med 31.12.2008
• Alle målebrev

Byggesakene:
Byggesaker fra 1.1.2009 til 31.12.2013 er allerede skannet i kommunen og finnes tilgjengelig med søk i kommunens ordinære sak/arkiv-system. Vi vurderer på sikt og også å laste disse sakene opp i WebLager, og eventuelt sørge for kontinuerlig opplasting av nye bygge- og delingssaker dersom det lar seg gjøre.

Fullelektronisk saksbehandling og arkiv:
Fra 1.1.2014 er Sola kommune fullelektronisk. Det vil si at både saksbehandling og arkivering nå skjer elektronisk. Alle dokumenter blir skannet og registrert elektronisk, og med noen få unntak skal papirdokumentene makuleres etter en viss tid.

Tilgang for innbyggerne:
I løpet av 2015 vil vi gå i gang med å få klargjort dokumentene i WebLager for innsyn for publikum. Da kan den enkelte innbygger selv lete fram relevante dokumenter for sin eiendom.

Inntil denne løsningen blir tilgjengelig, kan vi sende en såkalt ”Quick-link” til innbyggere, meglere, eller andre som vil se dokumenter i en sak. Da blir det digitale materiellet gjort tilgjengelig via en datalink i et visst antall dager, og innbyggerne kan laste ned de dokumentene de trenger.

Kvaliteten på det innskannede materialet:
Oppløsning og kvalitet på det innskannede materialet er svært bra. De eldste dokumentene er datert helt tilbake til 1947, og den digitale versjonen er ofte bedre enn originalen.

Alle tegninger er skannet med en innfelt målestav. Dersom tegningen er skrevet ut i riktig format, angir målestaven 10 cm.