Rause Teams

Tekst:
Trude Fjærli Giskås
Tidl. HR-sjef i Nordland fylkeskommune, nå Politiet

I februar i år vant HR-seksjonen i Nordland fylkeskommune prisen årets arbeidsmiljø. Prisen ble delt ut på Rekrutteringskonferansen 2020 i Bodø. Arrangørene var Jobbnorge, Personalhuset Nord-Norge, Bodø i Vinden, HRM Kompetanse og Amedia. I juryens begrunnelse heter det:

«Vinneren har fokus på å få det beste ut av de ansatte gjennom gode prosesser rundt det faglige. De har vært gjennom et stort og krevende prosjekt med krav til store omstillinger, og de har taklet utfordringene svært godt, både faglig og sosialt. De har tatt i bruk ny teknologi for å få mer tid til mennesker og bruke mindre tid på rutiner. De viser lidenskap, endringsvilje og innovasjon, og de jobber bevisst med at avdelingen har en viktig rolle som en del av en større organisasjon»

Jeg kjente på en uendelig stolthet da prisen ble delt ut. En stolthet som fortsatt sitter i fordi denne dyktige HR-gjengen, som jeg har gleden av  å lede, ble verdsatt og sett av andre enn oss selv for det arbeidet vi gjør.

I mars nyttet det ikke å sole seg i glansen av noen pris. Da gjaldt det å bruke alt vi hadde lært og jobbet med, og utvikle det videre i nye former. For å utføre vårt samfunnsoppdrag måtte vi søke å ivareta det gode arbeidsmiljøet og skape trygghet i rammer som ellers kunne oppleves som utrygge. Siktemålet var å fortsette vår samskaping og utvikle det videre. For trygghet og samskaping er selve fundamentet for å utføre arbeidet vårt på en god måte, forbedre oss og få til mer sammen. 

Et viktig verktøy for å få dette til er Teams. Vi har jobbet med Teams siden nyttår. Den erfaringen var gull verdt å ta med seg da alle måtte sitte på hjemmekontor et par måneder senere. Klarer man å skape en delekultur der medarbeidere både bidrar og lærer, så fungerer Teams utmerket som arena for samhandling, oppgavefordeling og oppfølging av arbeidsoppgaver i felleskap. 
Vi er alle med i hovedgruppen @HR-Teamet. Her deles all overordnet informasjon. Diskusjon i tråden foregår med relevans for alle. Mindre grupper som @Rekruttering og @HMS er mer fagspesifikke. Selv om ikke alle er direkte involvert over alt, kan vi lett få oversikt over hva som rører seg i avdelingen. Det gir økt innsikt i hverandres arbeid. Slik åpenhet gir verdi og økt engasjement. Vi kan også dele inn i ulike kanaler og invitere inn de personene som må til for å løse den konkrete oppgaven eller prosessen på tvers av grupper og enkeltpersoner. Slik fjerner vi siloer og skott som stenger for samhandling. 

Vi har to videomøter hver uke for alle. Videomøtene er med kamera for å se hverandre. Chatten brukes aktivt. Funksjonen med symbolet «rekk opp hånden» er viktig. Bevisst møteledelse og god møtekultur må til. 

Alle våre møter tas opp. Det gjør at vi kan kutte ut referatskriving. Møtene ligger i opptak når man i ettertid ønsker å sjekke hva vi egentlig ble enige om. Opptakene gir også alle som ikke kunne delta en fin anledning til likevel å få med seg møtet. 

Arbeidsmøtene er aktive. Dette er en stor endring i møteform. Noen ganger får vi det ikke helt til. Vi kan glemme å sette på opptak, vi snakker oss bort i detaljer som vi kunne ha tatt utenfor møtene og vi mister fokus på hovedoppgavene. Andre ganger «funker møtene fjell»! (ett av mine favorittuttrykk). Da fordeler vi arbeidsoppgaver effektivt, sjekker status i pågående arbeid, sikrer behovet for å bistå hverandre i møtene og oppdaterer alt i Teams. Det som må dokumenteres, følges opp i ettertid, deriblant det som skal inn i formelt saksarkiv. 

En stor gevinst ligger i fildeling og samskriving. For det gjør at du kan bidra når det passer deg og være trygg på at du jobber i siste versjon. Vi er dermed ikke lenger avhengig av at en kollega er ajour på e-post. Vilje til å flytte aktivitet fra e-post til Teams er helt nødvendig slik at en ikke skaper dobbeltarbeid. Vi har derfor redusert bruken av e-post markant.

Vi har også en egen kanal for testing. Her er det prøving og feiling som gjelder. Vi er åpne om feil vi gjør; noe kan bli lagt ut på feil sted eller vi svarer i feil kanal. Gjennom raushet og evne til å kunne le av feilene, lærer vi mer. Dette er viktig for å skape den læringskulturen vi ønsker. Det skal være stort rom for prøving og feiling i den operative aktiviteten. 

Faglig utvikling fordrer sosial trivsel. Derfor har vi en kanal for deling av humor, tøys og tips med flittig bruk av emojis, videoer, GIF og bilder. Mange har kanskje hatt egne grupper på Facebook eller andre steder. Med Teams kan det meste gjøres på samme flate. Her kan en slenge inn tanker, artikler og opplevelser som er fine å dele. En unngår unødige klikk og svitsj inn og ut av ulike programmer. 

Vi var godt gang med å gjennomføre digitale kaffekopper på Skype for business da nedstengingen kom. Disse digitale kaffekoppene ble etablert som faglige arenaer, men deres sosiale betydning økte da vi ikke møttes på flere uker. Feiringer og ulike markeringer kan gjøres elegant digitalt. Før sommeren hadde vi en overraskelsesbursdag. Rett etter møtestart tok alle på seg sjeldent kreative hodeplagg og stemte i med bursdagssang. Skjermbildet ble gøyalt og jubilanten overrasket! Før påske tok vi en påskesnurr der alle skulle ha en tvist med gult. Ganske effektfullt når du ser kollegaene dine i skjermen i ulike gule varianter. 

Å jobbe hjemmefra på en effektiv måte, handler om å lage en struktur som fungerer. Være bevisst på når du jobber og når du har fri. Dele opp øktene, sørge for pauser og frisk luft. Kanskje treningen i forbindelse med lunsjen passer bedre enn om kvelden. Bruk av Teams åpner opp for at du kan jobbe mer fleksibelt når det passer deg. Hva vi leverer er overordnet. Hvor og når vi utfører oppgavene er underordnet. 

I den første tiden etter nedstengingen var de ulike familiesituasjonene krevende. Noen hadde skolebarn hjemme og måtte trå til med hjemmeundervisning, andre fikk plutselig en partner rundt seg døgnet rundt Det var stor usikkerhet for oss alle. Vi senket kravene innledningsvis, folk bidro i ulik grad med det de kunne, når de kunne. Men etter hvert kom vi i fullt driv igjen. Teams var verktøyet som koblet oss sammen både faglig og sosialt da vi trengte det som mest.

Nordland fylkeskommune sine verdier er tillit, åpenhet og lojalitet. Det å etterleve disse har vært viktigere enn noen gang. Vi må dele raust, stole på hverandre, ville hverandre vel. Vi er ulike mennesker og reagerer forskjellig, ikke minst i en slik situasjon. Å være rause og vise tillit til hverandre, bidrar til at folk opplever støtte og blir trygge i sin arbeidshverdag. Samhandling og omsorg for hverandre kan gjøres på en meget god måte digitalt. Det mobiliserer kraft, samarbeid, stimulerer til endring og operasjonell effektivitet samtidig. 

Vi skal lære av denne perioden og utvikle arbeidsformer som kombinerer menneskelige ressurser og digitale verktøy på en enda bedre måte. 

I rause Teams.